Jak przygotować się do wyjazdu drużyny na imprezę zorganizowaną*
– krok po kroku – czyli informator dla kadry Hufca ZHP Krzeszowice
Czym jest impreza zorganizowana? To biwak, wycieczka lub inna propozycja wyjazdu, której program jest zorganizowany przez KH/Chorągiew/inny hufiec.
Wpadłeś na pomysł wyjazdu z drużyną na biwak organizowany przez inny hufiec? A może po prostu Święto Chorągwi Krakowskiej? Nie masz pojęcia jak to dobrze zorganizować? Ten informator pomoże Ci w tym! Już wkrótce będziesz mógł pojechać na super wyjazd wraz z Twoimi zuchami lub harcerzami! 😉
Krok Pierwszy – Zaplanuj!
Wyjazd planuje się najlepiej ponad miesiąc wcześniej – wtedy nie będziesz miał najmniejszego problemu ze zgłoszeniami, pismami, które musisz oddać, a także zgłoszeniem się.
DO TWOJEGO WYJAZDU ZOSTAŁO: 5 tygodni
- Zbierz informacje.
-Dowiedz się jak najwięcej.
Przeczytaj dokładnie informacje o imprezie – kto jest organizatorem, gdzie akcja odbywa się, ile kosztuje, co należy zabrać, ile osób możesz mieć w patrolu, na ile osób przypada jeden pełnoletni opiekun. – TAK ABY ŻADNE PYTANIE OD RODZICA TWOJEGO ZUCHA/HARCERZA NIE ZASKOCZYŁO CIĘ.
-Zaplanuj wszystko zanim „ruszysz”.
Przygotuj się. Zastanów się ile osób z Tobą pojedzie, ile potrzebujesz pełnoletnich osób do wyjazdu, przygotuj zgłoszenia, zastanów się jak rozpromujesz wycieczkę. Przemyśl, co Ci będzie potrzebne, od kiedy do kiedy zbierasz zgłoszenia, kiedy zaniesiesz pisma do Komendanta Hufca, kiedy zrobisz polisę ubezpieczeniową, oblicz wszystkie koszty, przelicz i zaplanuj kroki działalności. Zaplanuj każdą minutę Twojego wyjazdu, aby Twoi wychowankowie nie nudzili się.
-Przygotuj kartę „Zgoda rodzica na wyjazd”. Tu znajdziesz wzór.
Po co?
Podpisując zgodę rodzic oddaję Ci pod opiekę swoje dziecko. Jest świadomy tego, gdzie ono jest, z kim, co robi. Zgody miej zawsze przy sobie – na wypadek jakiejkolwiek kontroli, kontaktu z rodzicem dziecka.
NIE WOLNO ZABRAĆ CI DZIECKA NA WYJAZD BEZ ZGODY RODZICA!
Każdy niepełnoletni harcerz (nawet Ty, jeżeli nie masz 18stu lat i jesteś organizatorem) musi posiadać zgodę rodzica.
Bardzo ważne są informacje dodatkowe. To Ty jesteś odpowiedzialny za dziecko, musisz pamiętać czego Twój wychowanek się boi, czego należy unikać, jak podawać mu leki – w tym miejscu powinieneś mieć potrzebne dla Ciebie informacje. Pomoże Ci to uniknąć różnych, przykrych sytuacji!
Krok Drugi – Zbierz Ekipę!
- DO WYJAZDU ZOSTAŁO: 4 tygodnie
Rozdaj zgłoszenia dzieciom na zbiórce. Przekaż im szczegółowe informacje. Nie zapomnij też o ich rodzicach – napisz do nich maile, wykorzystaj stronę internetową drużyny albo facebooka! - DO WYJAZDU ZOSTAŁO: 3 tygodnie
Zbierz zgody rodziców i pieniądze, wypełnij formularze zgłoszeniowe na stronie organizatora itd.
Masz już ilość osób? Przechodzimy do kolejnego punktu!
Krok Trzeci – Przygotuj wszystkie potrzebne dokumenty!
- DO WYJAZDU ZOSTAŁO:2 tygodnie
Zanieś do Komendanta Hufca kartę biwaku – on podbijając ją będzie wiedział o Twojej wycieczce. Potrzebujesz dwie kopie – jedną dla siebie, a drugą dla Komendanta Hufca.
Znajdziesz ją na stronie hufca – www.krzeszowice.zhp.pl – w zakładce „Dokumenty”.
Krok czwarty – Ostatni tydzień na przygotowania
DO WYJAZDU ZOSTAŁO: 1 tydzień
– Przygotuj KOMPLETNĄ APTECZKĘ PIERWSZEJ POMOCY – jedną na patrol.
Sprawdź czy…
– masz wszystkie materiały, których wymaga organizator,
– masz wszystkie zgody uczestników,
– wpłaciłeś pieniądze na dane konto (dla organizatora),
– upewnij się, czy wszystkie dzieci posiadają legitymację szkolną uprawniającą ich do przejazdu za niszą cenę. Jeżeli nie – kup dziecku „cały” bilet.
KUP BILETY GRUPOWE NA PRZEJAZD
dowiedz się, czy potrzebujesz wziąć fakturę na dane bilety – czy będziesz się musiał z nich rozliczyć w Hufcu u Skarbnika. Jeżeli tak poniżej znajdują się dane do faktury:
Związek Harcerstwa Polskiego
Chorągiew Krakowska
31-131 Kraków, ul. Karmelicka 31
NIP: 6762341599
Uwaga!
Zawsze sprawdź, czy osoba wystawiająca fakturę wpisała dobre dane!
Bilety PKP musisz zamówić przez stronę internetową – wszystkie informacje jak to zrobić znajdziesz na tej stronie. –http://www.przewozyregionalne.pl
Krok Szósty – mała wskazówka jak ubezpieczyć wyjazd!
Nie zapomnij też ubezpieczyć Twojej wycieczki od Nieszczęśliwych wypadków! Oto kilka kroków jak to zrobić:
- Przygotuj sobie listę do ubezpieczenia w tabelce. Powinna ona wyglądać tak:
NAZWA WYJAZDU
| L.p. | Imię i Nazwisko | Adres zamieszkania | Pesel |
| 1. | |||
| 2. |
Będzie wtedy ona czytelna i miła dla oka. Twórz ją z uwagą, żeby nie wkradł się jakiś błąd, bo to są ważne dokumenty.
- Udaj się do ubezpieczalni i ubezpiecz grupę dzieci w wieku szkolnym na wyjazd np. dwu dniowy od nieszczęśliwych wypadków.
- Wyślij potrzebne dane komendantowi Hufca.
- Ubezpieczenie miej zawsze przy sobie na wycieczce!
Krok siódmy – jesteście gotowi?
Wszystko masz? Nic nie zapomniałeś?
Zgody, ubezpieczenie, apteczka, bilety i wszystkie inne potrzebne rzeczy?
Cieszę się!
W takim razie życzę Ci udanej wycieczki!